lunedì 8 dicembre 2014

Pre-pagamento o pre-autorizzazioni?


Ricordate la novità che vi accennavo al post di qualche giorno fa? Potete rivederlo cliccando qui. In ogni modo oggi parliamo di un tema, croce e delizia di chi lavora al front office. Come sempre voglio leggere i vostri commenti per essere sempre più utile. 

Tema di oggi?  Preautorizzazioni.


Supponiamo arrivi una prenotazione alla quale dovete verificare la copertura della carta di credito per diverse ragioni, come vi comportate?
Esistono diversi modus operandi che seguono una loro logica ben precisa, tuttavia nel corso degli anni e per esperienza diretta mi sento di suggerire la pre-autorizzazione al pre-pagamento.

Quando preferire la pre-autorizzazione al pre-pagamento.



Esempio tipico di strisciata da preautorizzazione.
L'immagine è presa da internet al sito di un
giornale siciliano per un caso successo a due turisti 
che dovrebbe farci riflettere.Il sito lo t
http://www.castelvetrano500firme.it/2014/07/
 ü  A differenza del pre-pagamento, la pre-autorizzazione è un blocco temporaneo di un importo specifico la cui autorizzazione viene data dal circuito di carte di credito oppure dalla banca di riferimento. L’importo pre-autorizzato non viene prelevato ma soltanto bloccato.


ü  Non è un addebito. Ciò permette in fase di check-out di incassare l’importo nella maniera desiderata dal cliente. 


Esempio: immaginate che arrivi una prenotazione di due camere singole per il sig. Rossi (una camera per lui e una per un suo collega) il quale inserisce la sua carta di credito personale a garanzia nella prenotazione. Al check-out si verifica che l’azienda lo autorizza a saldare la sua camera con carta di credito aziendale con relativa emissione di fattura mentre, il suo collega paga la camera per se stesso richiedendo ricevuta fiscale. Riuscite a vedere il vantaggio? 

Alcuni applicano lo stesso principio anche per le “non rimborsabili”. 


 ü  Nessuna rettifica di documento fiscale emesso. La pre-autorizzazione sulla carta di credito individuale decade dopo che si è verificata la validità della nuova carta di credito inoltre, non bisogna effettuare alcuna rettifica di documento fiscale già emesso. Così facendo è possibile soddisfare gli ospiti emettendo i documenti che desiderano. Di conseguenza il vostro commercialista non dovrà scervellarsi inutilmente e voi non perderete tempo.

Alcune accortezze:


ü  Ricordate che la pre-autorizzazione potrebbe “scadere” entro un certo termine. È consigliabile un gestionale o uno “scadenzario” in modo da avere sottocontrollo le date di termine e provvedere al rinnovo. Normalmente la durata si aggira sui 20/30 giorni ma vi consiglio di verificare le condizioni concordate con il gestore dei servizi.  (Percui attenzione. Se avete una prenotazione oltre i 20 giorni, valutate come procedere secondo le vostre esigenze. Per prenotazioni molto lunghe dovreste riprendere la prenotazione prima che scada il periodo di preautorizzazione)


ü  Il cliente può disporre nuovamente dell’importo generalmente dopo circa 72 ore dallo storno manuale della pre-autorizzazione, tuttavia nell’atto di sottoscrivere un contratto che vi permette di effettuare le pre-autorizzazioni verificate queste condizioni temporali. Minore è il tempo e maggiore è la soddisfazione del cliente.

ü  Se avete pre-autorizzato un pagamento, potete sempre stornarlo per procedere al pagamento nella modalità richiesta dal cliente in fase di check-out.  (Come vi viene fatto notare, dipende anche dal fornitore di servizi. Molto spesso, quasi sempre, si può stornare solo se è l’ultima operazione fatta, altrimenti bisogna incassare la somma accedendo dal pos al menu della pre-autorizzazione e poi fare lo storno dell’incasso).  È buona norma conservare sempre gli scontrini di pre-autorizzazione e di storno allegandoli agli atti.

ü  Non fate un uso indiscriminato di pre-autorizzazioni in caso di prenotazioni “non garantite”. Se un ospite decide di cambiare idea lo farà comunque. Ricordate, il buon senso prevale su tutto. 

ü  Per la buona immagine della struttura è prassi inviare al cliente, tramite e-mail, un gentile avviso riguardante la procedura di pre-autorizzazione effettuata sulla sua carta di credito, spiegando in breve, cosa significa. Questo piccolo gesto diminuirà eventuali complaint e potrà essere percepito come un impatto positivo per la reputazione della struttura.

5 commenti:

  1. Ciao,
    ho bisogno di un consiglio. Ho prenotato su Bookink.com una camera per 3 notti. Loro hanno effettuato la pre-autorizzazione due giorni prima della partenza. E questo mi stava pure bene se non fosse stato che i soldi che avevano "bloccato" non mi risultavano da nessuna parte, ma mi risultavano mancanti dal conto. Successivamente, quando ho accettato questo metodo di pagamento sul posto,hanno sbloccato, ma a me risulta una discordanza tra i soldi disponibili e quelli non disponibili e non so se dipenda dalla banca o da chi. La banca dice che l'hotel ha prelevato due volte, e l'hotel invece dice che ha solo sbloccato la pre-autorizzazione. Non so come comportarmi. Consigli? Grazie.

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    1. Buonasera,
      in effetti l'articolo lo scrissi dopo che mi successe una cosa analoga. Di fatto la preautorizzazione scade dopo un po'. Bisogna attendere una decina di giorni per poter ritrovare una congruenza tra saldo contabile e saldo disponibile. Provi a controllare la lista dei movimenti e mi tenga aggiornato

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  2. buonasera
    io ho il problema inverso
    abbiamo erroneamente effettuato una pre-autorizzazione invece del pagamento dell'importo. Ora il cliente è partito, abbiamo provato a contattarlo tramite booking ma ancora non ci ha dato risposta.
    come possiamo fare per non perdere soldi?
    c'è un modo tramite il pos di recupere i dati della carta di credito per effettuare il pagamento tramite pan manuale?

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  3. Certo, quando chiede di strisciare la carta, ci sarà da premere un tasto (solitamente F1 su tanti terminali) e richiederà il PAN Manuale.
    Saluti

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  4. Buon pomeriggio,ho bisogno di un consiglio. Ho prenotata tramite booking una notte in hotel. Mi è arrivata una mail in cui hanno fatto una preautorizzazione dell'intero importo della notte dalla mia postepay.
    Al ceck out mio marito ha saldato l'importo con la sua carta perchè l'albergatore ci ha detto che la preautorizzazione non è un pagamento ma solo una forma di tutela.
    Adesso sono andata a controllare la mia lista movimenti e tuttora non mi hanno ancora riaccreditato la cifra sulla postepay.
    E' vero che scade in automatiico e poi mi rimettono i soldi???Non vorrei aver pagato due volte

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