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Capire la caparra e l'acconto e vivere meglio il lavoro in hotel


Dopo il blog relativo alla differenza tra "pre-pagate e pre-autorizzazioni" ecco a voi un altro articolo che può interessare chiunque lavori in albergo.

Supponiamo di avere la seguente situazione in albergo: un cliente prenota una camera
dus quattro mesi prima della data di arrivo e per prassi aziendale si è tenuti a chiedere una somma a conferma della prenotazione.
Supponiamo inoltre che questa somma venga anticipata tramite carta di credito dell’ospite ma al momento del check-out l’azienda decide di saldare l’importo del pernottamento con carta di credito aziendale lasciando a carico del cliente eventuali extra.

Come dobbiamo comportarci?

In Italia non esiste una legge specifica che preveda esplicitamente la forma di “pre-pagamento” se non intesa come “caparra” o come “acconto” .

I due termini possono sembrare sinonimi ma esiste una differenza sostanziale:



La caparra confirmatoria (art. 1385 c.c.) è un pagamento anticipato ed è regolata dal Codice Civile e disciplinata dalla corte di cassazione Corte di Cassazione Civile, sezione seconda, sentenza n. 28204 del 17 Dicembre 2013 che ha "titolo di mutua garanzia". Si basa su alcuni principi:


  • "La caparra può essere restituita o imputata (cioè integrata dicendola maccheronicamente) alla prestazione dovuta."    In breve se ho dato una caparra con carta di credito privata posso decidere di ottenere il rimborso di quella somma (perché è previsto dalla legge) e finalizzare il pagamento in maniera diversa, magari con carta di credito aziendale. 


  •  Se la parte che ha concesso la caparra (l’ospite) si rende inadempiente, l'altra parte può recedere dal contratto e trattenere la caparra. Se inadempiente è la parte che ha ricevuto la caparra (l’hotel), l'altra parte può sempre recedere e richiedere il doppio di quanto versato.
    Ad esempio, se un ospite che ha versato la caparra non trovasse la camera disponibile o se essa fosse di categoria inferiore rispetto a quella prenotata potrebbe chiedere un risarcimento pari al doppio della caparra (senza contare eventuali altri danni morali).


  • La caparra non è soggetta a emissione di ricevuta fiscale secondo la Ris. Min. 411673 del 19.05.1977 ma deve essere registrata nei movimenti di contabilità ordinaria meglio se con documento dedicato in cui sia esplicitata come causale dell’incasso la voce “caparra confirmatoria”.


  • Per il suo carattere di “prezzo risarcitorio”, sarà fatturata (tramite ricevuta fiscale o fattura) solo a prestazione effettuata, quando cioè entrambe le parti hanno potuto verificare eventuali inadempimenti e se non ne viene richiesta la restituzione per completare il pagamento in modalità diversa (vedi sopra). Sul documento finale emesso sarà riportata la data del versamento, il corrispettivo versato e l’eventuale numero del documento precedente ad essa collegato.
Molto simile ma con funzione differente è la caparra penitenziale (art. 1386 c.c.) che rappresenta il corrispettivo del diritto di recesso, stabilito convenzionalmente. Chi decide di recedere deve dare all'altra parte quanto pattuito a titolo di caparra penitenziale e l'altra parte non potrà chiedere altro. 
(N.d.a. A mio avviso è quella che "teoricamente" più si avvicina al concetto di non rimborsabile.)



Inoltre, anche se la caparra non è soggetta all’immediata emissione fiscale, è consigliabile avere sempre una traccia scritta del giorno, dell’importo della caparra e della modalità di pagamento (ad esempio lo scontrino POS nel caso in cui venisse effettuata tramite carta di credito) in quanto la caparra andrebbe comunque considerata un ricavo di attività per le imposte dirette ed è quindi buona norma verificare che il vostro gestionale sia predisposto.

L’acconto è un pagamento anticipato parziale a tutti gli effetti, versato dall'acquirente al venditore come anticipazione del prezzo concordato. 



  • A differenza della caparra, non ha funzione di risarcimento ed è assoggettato a IVA nel momento stesso in cui viene riscosso (art. 6 comma 4 del D.P.R. 633/1972).  Tale pagamento deve successivamente scontarsi dal prezzo totale di acquisto. Se l'affare non va in porto, l'acconto va restituito all'acquirente quando la "colpa" della rottura dell'accordo sia da imputarsi al venditore. È previsto che si possano chiedere anche eventuali danni.


  • E' da considerarsi un parziale pagamento a tutti gli effetti e come tale va fatturato e assoggettato a IVA nello stesso momento in cui viene riscosso. Il che si applica principalmente al momento di un erogazione parziale del servizio.

Supponiamo che un cliente che ha prenotato un pernottamento di sette notti arrivi in albergo e decida, dopo il check-in, di pagare immediatamente le prime cinque notti. In questo caso, non essendo passate le cinque notti ma, iniziando a usufruire del servizio, quel pagamento può essere considerato un acconto per le successive notti. Ma bisogna comunque tenere conto che, con il solo acconto versato, l’albergatore non ha alcuna certezza per le ultime due notti, in quanto la funzione risarcitoria è solo tipica della caparra.
Ammettiamo che al check-out l’ospite saldi le restanti due notti e decida di prenotare un altro soggiorno per il mese successivo. A questo punto l’albergatore può chiedergli una caparra con la quale l’ospite si impegna a tornare nella data stabilita.

Se avete domande, dubbi, perplessità, commentate. Sono aperto anche a consigli  in merito.

Per approfondimenti:
http://www.ecnews.it/fisco-lavoro/acconti-caparre
http://www.dirittoprivatoinrete.it/la_caparra.htm

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